Die erste Mitarbeiterin einstellen: So gelingt Dir der Einstieg als Arbeitgeber - Unternehmer Blog

Der Moment ist gekommen: Dein Unternehmen läuft gut, die Aufträge häufen sich, die To-do-Liste platzt aus allen Nähten. Du merkst: Es wird Zeit, Hilfe zu holen. Die erste Mitarbeiterin einzustellen ist ein großer Schritt – nicht nur organisatorisch, sondern auch emotional.
Plötzlich bist Du nicht mehr nur Unternehmer oder Unternehmerin, sondern auch Arbeitgeber. Doch keine Sorge: Mit einer klaren Strategie, rechtlichem Überblick und einer Portion Menschenkenntnis meisterst Du diesen Schritt souverän.

Wann ist der richtige Zeitpunkt, um jemanden einzustellen?

Die Entscheidung, jemanden einzustellen, sollte gut durchdacht sein. Spürst Du regelmäßig Überlastung, verpasst Deadlines oder musst Aufträge ablehnen? Dann ist das ein klares Zeichen. Auch wenn Du ständig an operativen Aufgaben hängst und kaum noch Zeit für strategisches Denken hast, solltest Du handeln.

Bevor Du aber die erste Stellenanzeige schaltest, mach Dir klar: Welche Aufgaben sollen ausgelagert werden? Welche Qualifikationen sind nötig? Und: Kannst Du das Gehalt dauerhaft stemmen?

Was Du vor der Einstellung vorbereiten musst

1. Aufgaben klar definieren

Bevor Du überhaupt über Bewerbungen nachdenkst, brauchst Du ein klares Profil: Welche Tätigkeiten soll Deine Mitarbeiterin übernehmen? Was muss sie können? Erstelle eine detaillierte Aufgabenliste und priorisiere sie.
So kannst Du besser einschätzen, ob Du eine Vollzeitkraft, Teilzeitkraft oder vielleicht nur Unterstützung auf Minijob-Basis brauchst.

2. Budget realistisch planen

Neben dem Bruttogehalt kommen Arbeitgeberanteile zur Sozialversicherung, eventuell Berufsgenossenschaft, Unfallversicherung, Arbeitsmittel und mehr. Rechne genau, was die Mitarbeiterin monatlich kostet – und ob Dein Cashflow das hergibt.

3. Rechtliche Grundlagen checken

Als Arbeitgeber hast Du Pflichten. Informiere Dich über:

. Anmeldung bei der Sozialversicherung
. Anmeldung beim Finanzamt
. Arbeitsvertrag (schriftlich, mit Probezeit etc.)
. Lohnabrechnung (ggf. Steuerberater beauftragen)
. Datenschutz (insbesondere bei E-Mail-Zugängen, Kundendaten etc.)

Ein Gespräch mit einem Steuerberater oder Gründungsberater ist hier Gold wert.

So findest Du die passende Mitarbeiterin

1. Die richtige Ausschreibung

Schreibe eine ehrliche, klare und sympathische Stellenanzeige. Betone nicht nur die Anforderungen, sondern auch, was Du bietest: Flexibilität, Entwicklungsmöglichkeiten, kleine Teamkultur.

Nutze Plattformen wie:

. StepStone oder Indeed (für größere Reichweite)
. Social Media (z.?B. LinkedIn, Facebook-Gruppen)
. Lokale Netzwerke (z.?B. Schwarze Bretter, Gründernetzwerke)

Tipp: Auch Deine eigene Website oder ein Post auf Instagram können große Wirkung haben.

2. Bewerbungsgespräche auf Augenhöhe

Wenn sich Kandidatinnen melden, lade sie zu einem Gespräch ein – persönlich oder per Video. Achte nicht nur auf Qualifikationen, sondern auch auf Persönlichkeit. Passt die Person zu Deiner Arbeitsweise?
Hat sie Lust, Verantwortung zu übernehmen? Denke daran: Gerade in einem kleinen Unternehmen zählt die Chemie oft mehr als ein perfekter Lebenslauf.

3. Probetag oder -aufgabe

Ein Probetag oder eine kleine Testaufgabe (z.?B. eine Social-Media-Grafik oder Kundentelefonat) kann Dir helfen, einzuschätzen, wie die Kandidatin arbeitet – und ob die Zusammenarbeit harmonisch ist.

Die ersten Wochen: So gelingt das Onboarding

Deine neue Mitarbeiterin ist eingestellt – und jetzt? Jetzt beginnt die wichtigste Phase: das Einarbeiten.

1. Klare Strukturen schaffen

Richte Arbeitsmittel ein (E-Mail-Adresse, Tools, Arbeitsplatz) und lege feste Ansprechpartner und Aufgabenbereiche fest. Nutze Checklisten, um den Überblick zu behalten.

2. Kommunikation ist alles

Gerade in den ersten Wochen ist regelmäßiges Feedback entscheidend. Was läuft gut? Was muss besser erklärt werden? Sorge für ein offenes, vertrauensvolles Verhältnis. Das schafft Sicherheit – auf beiden Seiten.

3. Kleine Schritte, große Wirkung

Überfordere Deine neue Kollegin nicht. Beginne mit kleinen, klar abgegrenzten Aufgaben. Gib ihr das Gefühl, dass sie Teil Deines Unternehmens ist und wirklich etwas bewegen kann.

Welche Fehler Du vermeiden solltest

Zu schnell einstellen: Druck ist nie ein guter Ratgeber. Lieber zwei Wochen länger suchen als die falsche Person einstellen.

. Unklare Erwartungen: Sag ganz konkret, was Du willst. Unklare Aufgaben führen zu Frust.
. Kein Vertrag: Mündliche Absprachen reichen nicht. Arbeite mit schriftlichen, klaren Verträgen.
. Kein Onboarding: Wer ins kalte Wasser geworfen wird, schwimmt selten freiwillig mit.
. Micromanagement: Vertraue Deiner Mitarbeiterin. Du musst nicht jeden Schritt kontrollieren – im Gegenteil.

Fazit: Dein Unternehmen wächst – und Du wächst mit

Die erste Mitarbeiterin einzustellen ist ein echter Meilenstein. Es bedeutet nicht nur mehr Verantwortung, sondern auch die Chance auf echtes Wachstum. Du schaffst Dir neue Freiräume, kannst delegieren und endlich strategisch arbeiten.
Mit guter Vorbereitung, einem offenen Mindset und fairer Führung legst Du den Grundstein für ein starkes Team.

Trau Dich – und wachse über Dich hinaus.